نرم‌افزار اتوماسيون اداري همكاران سيستم به عنوان بخشي از مجموعه سيستم يكپارچه اطلاعات مديريت، ابزاري است كه به شايستگي مي‌تواند پاسخگوي بخش‌هاي عمده‌اي از اين نياز مديران باشد. اين نرم‌افزار به همراه مشاوره و همكاري كارشناسان متخصص پياده‌سازي اين سيستم، به گردش مكاتبات سازمان سامان مي‌بخشد و با حذف كاغذ از ساز و كار اداري، موجبات صرفه‌جويي در زمان و برطرف كردن مشكلات ناشي از بكارگيري شيوه‌هاي قديمي نظام اداري در سازمان‌ها را فراهم مي‌آورد.

نرم‌افزار اتوماسيون اداري به گونه‌اي طراحي شده است كه قابليت متناسب‌سازي آن با نياز گستره وسيعي از سازمان‌ها، موسسات و وزارتخانه‌ها وجود دارد. به بيان ديگر، صرف نظر از آنكه سازماني انتفاعي يا غيرانتفاعي وخصوصي يا دولتي باشد و حتا نظام اداري متمركز يا غيرمتمركز داشته باشد، مي‌توان از اين نرم‌افزار كه نتيجه تلاش چندين چندين ساله گروه‌هاي تخصصي تحليل و طراحي همكاران سيستم است، استفاده كرد. هم اكنون، نرم افزار و اتوماسيون اداري همكاران سيستم در صدها وزارتخانه،  سازمان و موسسه كوچك و بزرگ استقرار يافته و هزاران نفر نيزروزانه با آن سر و كار دراند و امور اداري جاري خود را با اين ابزار پيش مي‌برند. چه آن كه تعداد زيادي از سازمان‌ها نيز،  كاغذ را از ارتباط ميان خود حذف كرده‌اند.

در سطرهاي آتي توضيحات مختصري درباره ضرورت‌هاي استفاده از نرم‌افزار اتوماسيون اداري و قابليت‌ها و ويژگي‌ها آن آورده مي‌شود:

اتوماسيون اداري كه در حقيقت به كارگيري فناوري اطلاعات و ارتباطات در سازمان است، مي‌تواند به عنوان راهكاري براي پايان بخشيدن به مشكلات موجود در نظام اداري سنتي سازمان‌ها، تحولات بنياديني را براي نظام اداري سازمان‌ها و موسسات اقتصادي به ارمغان آورد و باعث افزايش بهره‌وري نيروي انساني، ساماندهي گردش مكاتبات و پيشبرد امور سازمان‌ها شود.

اين نرم‌افزار داراي ويژگي‌ها و امكانات فراواني است كه در اين جا به تعدادي از آنها اشاره مي‌شود:

- تعريف واحدها و پست‌هاي سازماني

پيكره اصلي نرم‌افزار اتوماسيون اداري، با تعريف دقيق واحدها و پست‌هاي سازماني، مشاغل و همچنين نام و مشخصات هر يك از كاركنان شكل مي‌گيرد. بدين ترتيب، وظايف و جايگاه نيروي انساني در سازمان به خوبي مشخص مي‌شود و استفاده‌كنندگان از نرم‌افزار مي‌توانند اموري كه به ديگران مربوط است، ارجاع دهند.

- فرايند ورود و خروج نامه‌ها از سازمان

با استفاده از نرم‌افزار اتوماسيون اداري، دبيرخانه يا هر واحد متولي دريافت نامه‌ها، به سادگي نامه‌ها را به طور مستقيم و به صورت فايل، تصوير، صدا، متن و ... يا از طريق اسكنر و نمابر دروني نرم‌افزار دريافت مي‌كند. از اين پس كاغذ از جريان اداري خارج مي‌شود و نامه‌ها به شكل الكترونيك، درون سيستم گردش خواهند داشت. خروج نامه‌ها نيز به سادگي و سرعت توسط نرم‌افزار اتوماسيون اداري صورت مي‌گيرد. در حقيقت، ثبت‌نامه‌ها در دفاتر، تحويل رسيد، ارسال يا توزيع، طبقه‌بندي، ارجاع و رديابي نامه‌ها، تاييد و امضاي نامه و ... تا چاپ يا ارسال آن توسط نمابر دروني نرم‌افزار به صورت خودكار انجام مي‌شود.

- دفاتر كارتابل و پي‌گيري اختصاصي

هر يك از كاربران، دفتر كارتابل و پي‌گيري اختصاصي دارند. بر اين اساس، نامه‌ها و امور ارجاع شده به نيروي انساني در دفتر كارتابل  آن ظاهر مي‌شود و آنچه را كه براي پي‌گيري به ديگران سپرده‌اندف به همراه نتيجه به دست آمده در دفتر پيگيري خود، مشاهده مي‌كنند. نامه‌هاي ارجاع شده، از يك سو در دفتر اقدام‌كننده يا پي‌گيري كننده و از سوي ديگر در دفتر پي‌گيري ارجاع دهنده ثبت مي‌شود و بدين ترتيب، امكان پي‌گيري امور جاري به سادگي و با بيشترين كارايي و اثربخشي ممكن، فراهم مي‌شود و قدرت نظارت و كنترل مديران افزايش مي‌يابد.

- مكاتبات درون سازماني

اين قابليت در نرم‌افزار اتوماسيون اداري وجود دارد كه نامه‌هاي داخلي در سازمان نيز با هر ساختاري همچون صدا، تصوير، متن و ... درون سازمان رد و بدل شود.

- نظارت بر امور اداري و عملكرد نيروي انساني و سازمان

با بهره‌گيري از نرم‌افزار اتوماسيون اداري، نظارت بر ساز و كارهاي اداري به خوبي امكان‌پذير است و مديران مي‌توانند در هر لحظه به طور مستقيم بر كارايي و اثربخشي نيروي انساني و عملكرد سازمان خود نظارت كنند. به عنوان مثال، با استفاده از نرم‌افزار اتوماسيون اداري امكان آگاهي از مدت زمان پاسخ‌گويي به نامه‌ها، توقف نامه‌ها در واحدها، اموري كه هنوز اقدامي بر آنها صورت نگرفته است، عملكرد واحدها و ... وجود خواهد داشت و گزارش‌هاي مختلفي چه در قالب جدول‌هاي متنوع و چه به صورت نمودار در دسترس خواهد بود.

- دسترسي به اتوماسيون اداري از هر نقطه جهان

سيستم تحت وب، به عنوان نرم‌افزار مكمل اتوماسيون اداري، به مديران امكان مي‌دهد تا از طريق شبكه جهاني اينترنت، از هر نقطه‌اي به كارتابل خود دسترسي داشته باشند و امور اداري مربوط به خود را پي‌گير كنند.

 - دسترسي به اتوماسيون اداري از طريق فاكس مودم

اين امكان نيز وجود دارد كه استفاده‌كنندگان از نرم‌افزار، با استفاده از مودم به اين سيستم متصل شوند و امور اداري روزانه را از طريق خط تلفن پيش ببرند.

ازجمله ديگر امكانات نرم‌افزار اتوماسيون اداري همكاران سيستم مي‌توان به مواردي شامل

تبادل اطلاعات ميان واحدهاي سازماني در نقاط جغرافيايي مختلف Replication،

تبادل الكترونيكي نامه ميان سازمان‌هاي داراي اتوماسيون اداري Data packet ،

تنظيم قرارهاي شخصي و ثبت يادداشت‌هاي روزانه،

بانك اطلاعاتي منسجم از اطلاعات اشخاص و موسسات طرف مكاتبه،

بايگاني الكترونيكي،

پست الكترونيك داخلي،

ارسال پيام يا ارجاع صوتي امور اداري،

تعيين حقوق دسترسي افراد در جزئي‌ترين سطح،

استفاده از قلم نوري براي ارجاع،

ارتباط با ساير سيستم‌هاي يكپارچه،

امكان دسترسي مدير به كارتابل افراد،

هشدار امور ارجاع شده و پي‌گيري‌ها،

رديابي نامه‌ها در سازمان و

- امكان انتخاب شخص جانشين اشاره كرد. (۲۹/۸/۸۲)